Conditions Générales d'Utilisation de HeavenHR GmbH pour les sociétés

§ 1 Préambule

  1. 1.1. La société HeavenHR GmbH (ci-après « HeavenHR »), 72 Bergmannstraße, 10961 Berlin, détient la propriété intellectuelle ainsi que l'ensemble des droits d'utilisation et de valorisation du logiciel de gestion en ligne des ressources humaines « HeavenHR » (ci-après « Logiciel »). Il s'agit d'un logiciel pour la gestion des ressources humaines permettant l'addition de fonctions et services connexes gratuits et payants tels que, entre autres, la gestion du personnel, la planification des congés, le calcul des salaires, etc... HeavenHR fournit ce Logiciel via un accès à distance par Internet (« Software as a Service », en abrégé « SaaS »).
  2. 1.2. Les Conditions Générales d'Utilisation de HeavenHR GmbH pour les contrats avec les entreprises (ci-après « CGU ») régissent les relations entre HeavenHR et les entreprises qui bénéficient de l'offre de logiciel libre de HeavenHR (ci-après « l'Utilisateur »). L'offre gratuite de HeavenHR consiste en un Logiciel qui est exclusivement disponible sur Internet Les entreprises gèrent leurs ressources humaines à travers un compte administrateur et exigent de la part de leurs employés de créer un compte employé dans le Logiciel afin d'utiliser ce dernier.
  3. 1.3. Dans la mesure où des services additionnels payants sont soumis à des conditions spécifiques ou complémentaires au-delà de l'utilisation du Logiciel gratuit, ces dernières prévalent sur les présentes CGU. Pour l'utilisation de services payants, le consentement de l'Utilisateur à un accord spécifique est à chaque fois nécessaire. Cela ne modifie pas le contrat d'utilisation conclu entre HeavenHR et l'Utilisateur sur la base des présentes CGU. Pour les offres payantes, des contrats supplémentaires et distincts doivent être donc conclus.
  4. 1.4. Les Conditions Générales de l'Utilisateur ne font pas partie du contrat et ce, même si ces demandes d'offres, commandes, déclarations d'acceptation, etc. sont fournies en annexe et même si HeavenHR ne pas fait opposition aux dites conditions.

§ 2 Objet du contrat et description du service

  1. 2.1. L'objet du contrat porte non seulement sur la mise à disposition gratuite d'un Logiciel dans un centre de données afin d’être accessible et utilisable en tant que solution SaaS via Internet mais aussi sur la possibilité pour l'Utilisateur d'enregistrer des données sur des serveurs qui sont exploités pour le compte de HeavenHR (« Hébergement »). Les extensions et adaptations personnalisées de la fonctionnalité du Logiciel ne sont pas inclus dans le service et présent accord.
  2. 2.2. Les services contractuels gratuits comprennent notamment :
    • L'embauche de nouveaux employés :
      • La gestion numérique des contrats
      • Des modèles de contrats
      • La saisie de toutes les données de base de l'employé
    • La gestion simplifiée des employés existants :
      • Une vue d'ensemble de tous les employés et départements
      • Les dossiers personnels, rapports, demandes et rappels sous forme numérique
      • Les promotions, les transferts et les départs
    • Le portail individuel de l'employé :
      • Accès direct aux données personnelles
      • Vue d'ensemble de la relation de travail et du salaire
      • Chargement des documents nécessaires
  3. 2.3. Une garantie pour certaines fonctionnalités (propriété) ne sera valable que si elle est confirmée par écrit par HeavenHR.
  4. 2.4. L'application proposée est un logiciel standard. HeavenHR ne peut être tenu responsable du respect des exigences légales et réglementaires s’appliquant à l’Utilisateur. L'Utilisateur a l'obligation de s'assurer de l'aptitude de HeavenHR à traiter des données en conformité avec les exigences légales et réglementaires pertinentes pour lui.
  5. 2.5. HeavenHR a le droit de fournir les services ci-définis en tout ou en partie via des tiers sous-traitants (sous-traitants), en conformité avec l'accord de protection des données. HeavenHR peut le cas échéant autoriser à ses sous-traitants l'accès aux documents, informations et données de l'Utilisateur et de ses employés.
  6. 2.6. HeavenHR ne prend pas en charge, même partiellement, la gestion du personnel pour le client, qui en reste le seul responsable.

§ 3 Conclusion du contrat

  1. 3.1. Les entreprises intéressées par la conclusion d'un contrat peuvent s'enregistrer sur le site de HeavenHR www.heavenhr.com en indiquant leurs coordonnées d’Utilisateur. Dans le cadre de ce processus d'inscription, l'Utilisateur doit confirmer qu’il approuve les présentes CGU. Il appartient à HeavenHR de décider de la conclusion d'un contrat entre HeavenHR et l'Utilisateur en lui envoyant les données d’accès. Dès que l’Utilisateur reçoit ces données d’accès, le contrat entre lui et HeavenHR est activé.
  2. 3.2. HeavenHR se réserve le droit de créer des comptes en plusieurs phases à des fins de test. Ces derniers peuvent être désactivés par HeavenHR à tout moment et sans préavis.

§ 4 Services de support technique

Les demandes de support technique peuvent être effectuées par téléphone, chat ou e-mail. Les demandes de support technique sont des questions portant sur le Logiciel et adressées à l’équipe du support technique de HeavenHR. Le support technique portant sur l'utilisation gratuite de HeavenHR se limite à répondre à des questions sur son utilisation correcte et les paramétrages, ainsi qu'à fournir une assistance en cas de problèmes techniques liés au Logiciel.

§ 5 Obligations contractuelles de l'Utilisateur

  1. 5.1. L'Utilisateur est tenu de dûment se conformer d'une manière complète et professionnelle à l'ensemble des obligations nécessaires à l'exécution du présent contrat. Il est lui-même responsable de l'utilisation des services de HeavenHR, du traitement conforme de ses données personnelles et des résultats obtenus. Ceci inclut également le respect des exigences légales et réglementaires relatives à l'utilisation, au stockage et à l'archivage des données d'Utilisateur.
  2. 5.2. Il relève de la responsabilité propre de l'Utilisateur
    • d'examiner, en faisant le cas échéant appel à des experts, dans quelle mesure les services offerts par HeavenHR correspondent à ses exigences réelles et à celles imposées par la loi ;
    • de s'assurer du respect des conditions matérielles et immatérielles minimales requises pour l'utilisation contractuelle du Logiciel de HeavenHR ;
    • de suivre les conseils de HeavenHR pour éviter les pannes ;
    • de protéger ses systèmes informatiques locaux contre les attaques de virus, chevaux de Troie ou autres logiciels malveillants en utilisant des logiciels appropriés ;
    • de sécuriser régulièrement les données et contenus transmis à HeavenHR et de créer ses propres copies de sauvegarde afin de permettre la récupération des données et informations en cas de perte.
  3. 5.3. L'Utilisateur ne fera aucun usage incorrect du logiciel défini dans le présent contrat, n'en permettra pas l'utilisation par des tiers et ne transmettra notamment aucun contenu illicite. L'Utilisateur s'abstiendra également de toute tentative de récupération d'informations ou de données confidentielles par lui-même ou par des tiers sans autorisation préalable, ou de modifier ou de faire modifier les programmes qui sont exploités par HeavenHR. Si plusieurs employés de l'Utilisateur doivent être impliqués dans la gestion des ressources humaines, HeavenHR permet de créer plusieurs comptes d'administrateur dans le logiciel.
  4. 5.4. En cas de violation grave par l'Utilisateur de ses obligations liées à ces Conditions d’Utilisation ou de violation des dispositions légales ainsi qu'en cas d'infractions répétées, HeavenHR est en droit de limiter totalement ou partiellement l'Utilisateur dans l'utilisation de ses services contractuels ou de résilier le contrat sans préavis. Si l'Utilisateur est responsable de la violation, il est redevable à HeavenHR de l'indemnisation des dommages liés.
  5. 5.5. L'Utilisateur doit s’assurer que l'utilisation contractuelle et la fourniture de données et de contenus ne lèsent aucun droit de tierces-parties. Avant tout transfert de données et de contenus à HeavenHR, il est tenu d'examiner s'il est autorisé à les utiliser comme prévu, de s'assurer d’avoir tous les droits nécessaires d'utilisation ou sinon de les obtenir de la part de tiers. L'Utilisateur doit exempter HeavenHR contre toute réclamation de tiers à la suite d'une violation des droits mentionnés ci-dessus.
  6. 5.6. Si un tiers considère qu’une infraction ait été commise à cause des données ou contenus fournis par l'Utilisateur, HeavenHR a le droit de bloquer provisoirement ou définitivement l'accès à ces contenus si des doutes concernant la légalité des données et / ou du contenu sont basés sur des éléments objectifs. Dans ce cas de figure, HeavenHR exigera de l'Utilisateur qu’il mette fin à l'infraction dans un délai raisonnable ou sinon, qu’il prouve la légalité des contenus. Si l'Utilisateur ne se conforme pas à cette exigence, HeavenHR a le droit de résilier le contrat sans préavis et sans porter préjudice à d'autres droits et revendications. HeavenHR peut facturer à l'Utilisateur les dépenses encourues suite à l’application desdites mesures. Si l'Utilisateur est responsable de l'infraction, il dédommagera HeavenHR du préjudice correspondant. Tous les autres droits demeurent réservés.
  7. 5.7. Par ailleurs, l'Utilisateur est tenu de prendre immédiatement et sans frais toutes les mesures nécessaires pour atteindre les objectifs du contrat et ce, en particulier lorsque HeavenHR en fait la demande et que les mesures nécessaires ne dépassent pas un coût raisonnable.
  8. 5.8. Le matériel pour les applications Cloud et le matériel de HeavenHR sont soumis à des restrictions à l'exportation dans divers pays. Sans autorisation écrite préalable de HeavenHR, l'Utilisateur accepte de ne pas exporter ces matériels vers des pays, des personnes ou des entreprises pour lesquelles l'exportation est interdite par la loi. L'Utilisateur est tenu de respecter les lois en vigueur dans le pays dans lequel il est inscrit ainsi que les règlements d'autres pays en ce qui concerne l'utilisation de matériels.

§ 6 Données d'accès

L'Utilisateur doit garder secret ses droits d'utilisation et d'accès ainsi que toutes autres données d'identification et d'authentification. Il devra les protéger contre tout accès non autorisé par des tiers et ne les divulguera pas à des tiers sans autorisation. Ces données doivent être protégées au moyen de mesures appropriées et standards. Pour des raisons de sécurité, le mot de passe doit être modifié non seulement avant la première utilisation du Logiciel, mais aussi à intervalles réguliers, et ce afin d'éviter toute utilisation non autorisée. Les mots de passe doivent être choisis de telle sorte qu'ils ne soient pas faciles à deviner, calculer ou déterminer. L'Utilisateur avertira immédiatement HeavenHR s'il soupçonne que les identifiants et / ou les mots de passe ont pu être découverts par des tiers non autorisés.

§ 7 Compensation et retard

L'utilisation des fonctions de base de HeavenHR telles qu'établies dans ces CGU est gratuite. HeavenHR, ses filiales et ses partenaires sont en droit de prélever des frais pour les fonctions, produits, éléments ou services supplémentaires fournis à l'aide du Logiciel. Pour l'utilisation des offres payantes, l'Utilisateur doit accepter de conclure un accord d'utilisation distinct qui est indépendant du présent contrat conclu avec HeavenHR et qui a précédence sur les dispositions des présentes CGU. Pour les offres payantes, des contrats supplémentaires distincts sont conclus.

§ 8 Conditions d'utilisation

  1. 8.1. Le Logiciel est protégé par des droits d'auteur. Les droits d'auteur, brevets, marques et tout autre droit annexe au Logiciel appartiennent exclusivement à HeavenHR. Si les droits appartiennent à des tiers, HeavenHR en possède les droits d'utilisation.
  2. 8.2. HeavenHR accorde à l'Utilisateur le droit non exclusif, limité à la durée du contrat, non transférable et non cessible, d'utiliser le Logiciel dans les termes prévus par les présentes CGU.
  3. 8.3. L'Utilisateur n'est pas habilité à confier l'utilisation du Logiciel à des tiers ou à le rendre accessible à des tiers. En particulier, l'Utilisateur n'a pas le droit de reproduire, publier, traduire, éditer, modifier, décompiler, effectuer de l’ingénierie inverse ou désassembler le Logiciel ou toute partie de celui-ci, ou d'utiliser une partie du Logiciel pour créer une application séparée, ou de faire exécuter de telles actions par des tiers si les droits d'auteur ne l'y autorisent pas.
  4. 8.4. Si l'Utilisateur est un utilisateur-test, HeavenHR accorde à des fins de test une licence non exclusive qui ne peut être ni transmise, ni cédée, ni sous-traitée.

§ 9 Garantie sur les éléments gratuits du Logiciel et les accès à la version test

Le Logiciel est fourni dans son état actuel. HeavenHR ne garantit pas que le Logiciel puisse être utilisé sans interruption ni erreur. Toute garantie de HeavenHR sur les éléments gratuits du Logiciel et les comptes test est exclue, et ce sous réserve des dispositions du § 10 des présentes CGU.

§ 10 Responsabilité

  1. 10.1. HeavenHR décline toute responsabilité en cas de dommages causés par l'Utilisateur dans la mesure où ceux-ci ne résultent pas de la violation d'obligations contractuelles. Sont considérées comme obligations contractuelles, les obligations dont le respect est indispensable à la bonne exécution du contrat et dont l’Utilisateur doit croire qu’elles sont respectées. Toute responsabilité liée aux dommages indirects, notamment les pertes de profit ou la compensation de dommages causés à des tiers, est exclue si aucune intention ni négligence grave ne peut être imputée à HeavenHR.
  2. 10.2. Si des services sont prestés dans les locaux et avec les moyens de tiers qui ne sont pas des agents de service de HeavenHR, HeavenHR décline également toute responsabilité pour les dommages pouvant en résulter.
  3. 10.3. La responsabilité totale de HeavenHR pour les problèmes découlant de ou en relation avec les présentes dispositions est limitée à 1.000,00 euros ou au montant total payé par l'Utilisateur pour des fonctions payantes du logiciel au cours d'une période de trois mois précédant l'événement lié á la responsabilité et ce, selon lequel des montants est le plus élevé. Cette limitation s'applique même si l'attention de HeavenHR a été attirée sur le fait que la responsabilité dépasse ce montant et même si un recours légal n’atteint pas son objectif essentiel. La responsabilité de HeavenHR pour les dommages atypiques ou imprévisibles dans le contexte de ce contrat et pour les dommages indirects ou consécutifs est exclue.
  4. 10.4. Les exclusions ci-dessus ne sont pas applicables à la responsabilité liée à des dommages portant atteinte à la vie, l'intégrité physique ou la santé, qui résultent d’au moins une infraction suite à une négligence de la part de HeavenHR ou d'une infraction intentionnelle ou due à une négligence de la part d'agents de service de HeavenHR. Les exclusions ci-dessus ne s'appliquent pas non plus à la responsabilité sur d'autres dommages résultant d’au moins une infraction par négligence grave de la part de HeavenHR ou d'une infraction intentionnelle ou par négligence grave de la part d'agents de service de HeavenHR. En outre, la responsabilité objective de HeavenHR pour tout défaut initial du Logiciel est exclue.

§ 11 Résiliation

  1. 11.1. Le contrat entrera en vigueur à partir de son approbation par HeavenHR. Sa durée doit être illimitée.
  2. 11.2. Le contrat de prestations gratuites peut être résilié par chacune des parties dans les délais suivants : HeavenHR peut résilier le contrat dans un délai de 3 mois à dater de la fin du mois, l'Utilisateur peut résilier le contrat à tout moment.
  3. 11.3. Le droit à la résiliation pour motif grave n'en est pas affecté. Lors de l'utilisation de fonctionnalités gratuites, HeavenHR se réserve le droit de fermer un compte pour non-utilisation ou inactivité moyennant un préavis de quatre semaines.
  4. 11.4. En cas de résiliation, HeavenHR a le droit de retirer, quatre semaines après la fin du contrat, les données stockées sur ses serveurs, après que l'Utilisateur ait eu auparavant l'occasion de sauvegarder ses données.
  5. 11.5. Toutes les résiliations en accord avec le présent contrat doivent être notifiées par écrit pour être valides.

§ 12 Modèles de contrats, signature électronique

  1. 12.1. HeavenHR propose aux Utilisateurs de son Logiciel des modèles de contrats de travail. Selon les souhaits de l'Utilisateur, ces derniers peuvent être modifiés par des ajustements individuels de champs variables dans le Logiciel. De plus, l'Utilisateur peut également télécharger ses propres modèles de contrat.
  2. 12.2. L'utilisation de modèles de contrat n’exonère pas l'Utilisateur de sa responsabilité de procéder à un examen minutieux de ces derniers. Les modèles ne font que suggérer un type d’accord. De nombreuses clauses peuvent être librement négociées. Avant toute reprise du contenu non modifié des modèles fournis par HeavenHR, l'Utilisateur doit donc considérer avec soin, dans son propre intérêt, si et dans quelle mesure, le cas échéant, une adaptation à sa situation concrète et à l'évolution du droit est nécessaire. HeavenHR n'a aucune influence sur ce processus et peut donc naturellement décliner toute responsabilité quant à l'impact de ce dernier sur la situation juridique des parties prenantes à un contrat de travail. Bien que les modèles de contrats fournis par HeavenHR aient été créés avec le plus de soin possible, ils ne prétendent pas à l'exhaustivité, à l'exactitude et à la précision pour leur adaptation à chaque situation individuelle entre employeur et employé.
  3. 12.3. La conclusion du contrat et les conditions contractuelles relèvent entièrement de la responsabilité des parties prenantes au contrat de travail. Les parties décident seules du contenu du contrat convenu entre elles. L'Utilisateur est responsable de ses propres engagements et il est exclusivement de son ressort de vérifier lui-même attentivement les formulaires.
  4. 12.4. HeavenHR rappelle à l'Utilisateur l'obligation légale de la forme écrite pour ce qui est de la conclusion de certains éléments contractuels. Dans certaines circonstances (par ex. en cas de contrats à durée déterminée), des contrats ne comportant qu'une signature électronique ne sont par conséquent pas conformes aux exigences formelles légales. Il revient donc uniquement à l'Utilisateur d'examiner attentivement la nécessité de compléter la documentation contractuelle dans le Logiciel par une version imprimée et signée du contrat en vue d'assurer la validité du contrat de travail.

§ 13 Accords supplémentaires, Conditions pour la forme écrite

  1. 13.1. Ces CGU fixent définitivement et complètement les obligations contractuelles réciproques.
  2. 13.2. En vertu des dispositions contractuelles prévues et dans le cours normal des affaires, l'Utilisateur fait en sorte que les notifications et déclarations d'une partie prenante au contrat de travail puissent être transmises efficacement sur l'adresse en ligne de l'autre partie contractante.
  3. 13.3. HeavenHR a le droit d'apporter des amendements à ces CGU et d’autres conditions. HeavenHR informera par e-mail le client de ces amendements deux semaines à l'avance. HeavenHR ne procèdera à de telles modifications que pour des raisons valables, en particulier en raison de nouveaux développements technologiques, de changements dans la jurisprudence ou d'autres raisons équivalentes. Lorsque la modification perturbe gravement l'équilibre contractuel entre les parties, elle nécessite le consentement de l'Utilisateur.
  4. 13.4. Des modifications unilatérales des présentes CGU par HeavenHR deviennent alors partie intégrante du contrat si elles ont été notifiées sous forme écrite par HeavenHR à l'Utilisateur, si l'Utilisateur n'y a pas explicitement émis d'objection dans les deux semaines suivant la notification des modifications et si dans ladite notification, son attention a été dûment attirée sur la conséquence.
  5. 13.5 HeavenHR se réserve le droit, de rendre tout ou partie de ses services payants. Car cela impliquerait évidemment une modification des CGU, HeavenHR réclamera le consentement de l'Utilisateur.

§ 14 Collecte, traitement et utilisation des données

Des informations sur la protection et la sécurité des données peuvent être trouvées ici dans la charte de protection des données.

§ 15 Droit applicable et juridiction compétente

  1. 15.1. La loi de la République fédérale d'Allemagne s’applique ici, à l'exclusion de conflits avec les règles du droit privé international et à l'exclusion de la Convention des Nations-Unies sur la vente internationale de marchandises.
  2. 15.2. La juridiction compétente est le tribunal de Berlin si l'Utilisateur est un commerçant et si le contrat fait partie de l'exercice de son activité commerciale, ou si l'Utilisateur n'a pas de juridiction générale en Allemagne et si aucune exclusivité n'est spécifiée en matière de compétence juridique. HeavenHR se réserve cependant le droit de poursuivre l'Utilisateur devant toute autre juridiction. Pour les non-commerçants, les juridictions fixées par la loi s'appliquent.

§ 16 Clause de sauvegarde

En cas d'invalidité de certaines dispositions des présentes CGU du contrat conclu avec HeavenHR, la validité des dispositions restantes n'en sera pas affectée. Une disposition totalement ou partiellement invalide doit être remplacée par une disposition dont le résultat économique est aussi proche que possible de la disposition invalidée et de l'intention des parties. Il en va de même en cas de vide juridique.

Mise à jour: 03/2016