Charte de protection des données

Ci-après la charte de protection des données d'HeavenHR, logiciel de gestion des ressources humaines tournant sur Internet exploité par HeavenHR GmbH.

En vertu de cette présente charte de protection des données, nous souhaitons vous informer sur les données personnelles que nous recueillons à votre sujet lorsque vous visitez et utilisez HeavenHR et sur la façon dont nous utilisons ces données.

En vertu de l'approbation de la charte de protection des données que vous nous accordez lors de votre inscription sur HeavenHR, vous consentez à ce que nous collections, traitions et utilisions vos données personnelles telles que décrites ci-dessous et ce, dans le cadre du traitement, de l'utilisation et de la gestion de votre relation utilisateur avec HeavenHR.

Conformément à la Loi fédérale allemande sur la protection des données, « données personnelles » signifie « informations spécifiques sur les relations personnelles ou matérielles d'une personne physique identifiée ou identifiable ». Exprimées en d'autres termes, vos données personnelles sont les informations qui se réfèrent à vous ou qui disent quelque chose sur vous personnellement ou, du moins, qui peuvent vous être associées. Pour en faciliter l'usage et une meilleure compréhension, nous parlerons dans cette charte de protection des données de « vos données » pour nous référer à vos données personnelles.

La protection de vos données nous est très importante. Cette protection ne peut être garantie que si vous savez comment sont traitées vos données personnelles sur HeavenHR. Nous vous demandons par conséquent de prendre le temps de lire attentivement cette charte de protection des données. Nous respectons strictement la régulation actuelle en matière de droit à la protection des données et nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger vos données.

1. Les données que nous recueillons auprès de vous, le type et les objectifs du traitement des données et de leur utilisation

  1. 1.1. Profil de l’entreprise

    Lors de l'inscription d'une entreprise, nous avons besoin des données suivantes :

    • Adresse e-mail
    • Nom de l'entreprise
    • Code postal et ville
    • Numéro de téléphone
    • Nombre d'employés

    Dès que votre compte entreprise est activé, vous pouvez rentrer les données nécessaires à votre connexion. Votre adresse e-mail sera utilisée comme nom d'utilisateur. Vous pouvez définir vous-même votre mot de passe. Vous pouvez utiliser ces données pour vous connecter à votre profil d'entreprise sur HeavenHR et ce, à tout moment.

    Votre mot de passe et votre adresse e-mail ne peuvent être vus par personne. Nous utilisons votre adresse e-mail lorsque nous souhaitons vous contacter.

    Vous pouvez modifier votre mot de passe et votre adresse e-mail à tout moment.

    Dans le cadre de votre profil entreprise, vous pouvez enregistrer diverses informations relatives à votre entreprise comme à vos employés. Ce qui inclut les données suivantes:

    Information sur l'entreprise :

    • L’adresse
    • Les coordonnées
    • La personne à contacter pour parler de la comptabilité, y compris le nom et prénom, l’adresse e-mail et le téléphone
    • La personne à contacter pour parler des ressources humaines, y compris le nom et prénom, l’adresse e-mail et le téléphone
    • Les données fiscales sur l'entreprise
    • Les données liées à l’assurance de l’entreprise
    • L’administrateur du compte de l’entreprise, y compris le nom, prénom et l’adresse e-mail
    • Les emplacements de votre entreprise
    • Les services offerts par votre entreprise

    Il est aussi possible de sauvegarder dans le système les signatures des personnes autorisées afin de les utiliser dans les modèles de contrats proposés par notre plateforme.

    Renseignements sur les employés :

    • Nom, prénom
    • Adresse
    • Coordonnées (par exemple : e-mail, numéro de téléphone)
    • Date et lieu de naissance
    • Citoyenneté
    • Informations bancaires
    • Informations fiscales
    • Informations sur l’assurance et la sécurité sociale
    • Informations sur la relation employeur-employé, y compris les données de base, les caractéristiques principales ainsi que les détails
  2. 1.2. Profil de l'employé

    Dès que vous avez été inscrit à titre d'employé de votre (futur) employeur dans HeavenHR, vous recevrez un lien d'activation sur votre adresse e-mail. Lorsque vous cliquez sur ce lien, vous arrivez sur la page d'inscription via votre navigateur Internet. Votre adresse e-mail sera déjà saisie dans le formulaire d'inscription. Vous pouvez ensuite choisir votre propre mot de passe, que vous serez le seul à connaître. Lorsque vous vous inscrivez pour la première fois, nous vous demandons de bien vouloir approuver les conditions d'utilisation ainsi que cette charte de protection des données.

    Au moyen de votre adresse e-mail et du mot de passe que vous avez créé, vous pouvez vous connecter à votre profil d'employé d'HeavenHR à tout moment.

    Votre mot de passe et votre adresse e-mail ne peuvent être vus par personne. Votre adresse e-mail sera utilisée afin que votre (futur) employeur puisse vous contacter.

    Vous pouvez modifier votre mot de passe et votre adresse e-mail à tout moment.

    Dès que votre compte d'employé est activé, vous pouvez vérifier les données existantes vous concernant et les modifier si nécessaire. Certaines des données auront déjà été fournies par votre (futur) employeur, dans le cas où vous les lui auriez préalablement communiqués. Vous pouvez ajouter vous-même d'autres données. Vous pouvez également saisir des informations complémentaires facultatives à ce moment du processus ou ultérieurement.

    Dans le cadre de votre profil d'employé, vous pouvez entrer les données suivantes :

    • Nom, prénom
    • Adresse
    • Informations de contact (par exemple : e-mail, numéros de téléphone)
    • Date et lieu de naissance
    • Citoyenneté
    • Informations supplémentaires, telles que vos profils sur les réseaux sociaux (Xing, LinkedIn, etc.)
    • Informations bancaires
    • Informations fiscales
    • Informations sur l’assurance (bureau d'assurance sociale)

    Si vous le souhaitez, vous pouvez également télécharger une photo de profil.

    Votre employeur aura déjà enregistré des données concernant votre relation de travail, y compris :

    • Les informations au sujet de votre relation de travail, y compris les données de base, les caractéristiques et les détails de la relation de travail (par exemple : temps plein ou partiel, toute contrainte d'horaire, les heures de travail hebdomadaire, les jours de vacances par an, tout accord sur la période d'essai, les délais de résiliation du contrat, des informations sur votre rémunération).

    Si cela a été prévu par votre (futur) employeur, vous pouvez télécharger sur HeavenHR certains documents nécessaires à votre relation de travail afin de les transmettre à votre (futur) employeur. De même, certains documents contractuels et d'autres peuvent être signés numériquement via HeavenHR.

  3. 1.3. Données de paiement

    Nous ne vous facturons généralement aucuns frais pour l'enregistrement et l'utilisation d’HeavenHR. Certaines fonctionnalités supplémentaires d'HeavenHR peuvent cependant engendrer des frais. Dans ce cas, nous vous en informerons expressément avant toute utilisation. Aucun frais ne sera engagé sans votre accord ; vous ne serez peut-être pas instinctivement en mesure d'utiliser ces fonctionnalités payantes correspondantes.

    Si vous souhaitez utiliser les fonctionnalités payantes, des données de paiement telles que vos nom, adresse, numéro de carte de crédit et/ou données bancaires devront être spécifiées à cet effet. Nous utiliserons les données de paiement uniquement dans ce cas de configuration.

  4. 1.4. Type de traitement des données et utilisation

    Dès que vous vous inscrivez en ligne avec HeavenHR, les communications, le traitement et le stockage des données sont cryptés. À cet effet, vous êtes connecté à des serveurs sécurisés. Vos données sont ensuite transférées selon les normes de sécurité les plus strictes en utilisant le cryptage 128 Bit-SSL en mode HTTPS.

  5. 1.5. Objectif du traitement et de l'utilisation des données

    TLes données stockées dans HeavenHR servent à gérer toutes les procédures relatives au domaine des ressources humaines. Les comptes pour les nouveaux employés peuvent être configurés à l'aide de ces données, et les données des employés existants peuvent être gérées et mises à jour. Après avoir été rendues anonymes, les données stockées dans HeavenHR peuvent être analysées en vue d'établir des rapports et de faire des évaluations. La gestion des processus de recrutement, incluant la rédaction et le règlement du contrat, peut également être effectuée via HeavenHR.

    À travers la conception d'HeavenHR, il est possible de structurer le travail des ressources humaines. Car le site est accessible à travers de nombreux navigateurs, les employés et employeurs peuvent chacun y accéder de manière autonome.

    Comme un seul profil est créé par employé et qu’il peut être traité à la fois par l'entreprise et l'employé, tant l’employeur que l'employé ont la garantie de toujours travailler sur la dernière version actualisée de la base de données. Les données sont enregistrées à la fois dans le processus de configuration, d’activation et de manière continue lors de l'administration des données.

    HeavenHR offre une gestion numérique des fichiers du personnel, dans laquelle des informations personnelles peuvent être récupérées, administrées et mises à jour par les employés eux-mêmes.

    La gestion de la relation employeur - employé est également possible via HeavenHR. La gestion des congés ou le remboursement des dépenses, y compris le téléchargement des documents nécessaires à cet effet, peuvent être effectués grâce à HeavenHR. Les compétences et les autorisations nécessaires pour gérer de tels processus sont gérables via les paramètres internes. Les changements dans la relation de travail, tels que les promotions, les augmentations de salaire ou mutations, peuvent être enregistrés et gérer directement via HeavenHR.

    Des rappels automatiques d'événements-clés ou d’échéances peuvent être enregistrés et mis à profit. Si un employé quitte l'entreprise, les documents relatifs au processus du départ, y compris le solde des jours de congés résiduels ou des indemnités de départ, peuvent être créés en utilisant directement HeavenHR.

    De plus, si vous le souhaitez, HeavenHR recueille, traite et utilise vos données pour fournir des services supplémentaires, tels que la gestion de la paie ou le courtage des contrats d'assurance par le biais de ses sociétés associées, HeavenHR Gesundheit & Vorsorge GmbH et HeavenHR Lohnabrechnung GmbH, ou par l’intermédiaire de prestataires de service associés. HeavenHR peut également envoyer des informations relatives à ses services aux contacts stockés, par exemple en ce qui concerne les mises à jour à venir, les innovations générales et des notes concernant l'utilisation, les nouveaux produits et les offres de HeavenHR, ses sociétés affiliées et ses prestataires de service. De plus, HeavenHR prélève, analyse et utilise vos données de manière anonyme et agrégée afin de réaliser des analyses sectorielles.

    HeavenHR propose également un abonnement à une newsletter. Grâce à cet abonnement, vous recevrez régulièrement les dernières informations.

  6. 1.6. Votre consentement

    En finalisant votre inscription, vous approuvez notre droit de configurer une page de profil à votre nom, sur laquelle ni les informations facultatives que vous aurez fournies, ni les photos de profil téléchargées n'apparaîtront.

    Vous consentez à ce que votre profil soit visible par l'entreprise pour laquelle vous travaillez.

    Vous consentez à ce qu'HeavenHR GmbH utilise les données enregistrées dans votre profil afin de vous envoyer par

    • E-mail standard
    • E-mail et/ou téléphone

    des bulletins d'information et des conseils concernant les mises à jour à venir, les innovations générales, des instructions d'utilisation et les nouveaux produits et services d'HeavenHR GmbH, HeavenHR Gesundheit & Vorsorge UG (à responsabilité limitée) ou HeavenHR Lohnabrechnung UG (à responsabilité limitée) et dans le but de vous contacter concernant le courtage d'assurances sur mesure et les services financiers (à des fins publicitaires) et de transférer vos données à des fournisseurs pour la création d'offres personnalisées. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment pour le futur, par exemple par e-mail à : annulation@heavenhr.fr.

  7. 1.7. Logfiles (fichiers journaux)

    Chaque fois que vous visitez un site Web, certaines informations sont automatiquement envoyées par votre navigateur sur le serveur du site et enregistrées par le serveur dans un fichier journal. Elles contiennent des informations relatives au :

    • Type et version du navigateur que vous utilisez ;
    • Système d'exploitation que vous utilisez ;
    • Site Web à partir duquel vous êtes arrivé sur leur site actuel ;
    • Nom d'hôte (adresse IP) de votre ordinateur ;
    • Et le temps durant lequel vous avez visité le site.

    Sous réserve des exigences de sauvegarde juridique, nous supprimons ou rendons anonyme votre adresse IP lorsque vous quittez le site de HeavenHR.

    À défaut, nous utilisons les informations transmises par votre navigateur à notre serveur sous une forme anonyme, à savoir sans qu'il soit possible de tirer des conclusions quant à votre identité, afin d'analyser et d'améliorer nos services. De cette manière, nous pouvons découvrir des erreurs potentielles ou déterminer les jours et les heures de pointe durant lesquels HeavenHR est le plus utilisé.

  8. 1.8. Cookies

    Les « cookies » sont de petits fichiers texte utilisés par les sites Web et que votre navigateur enregistre sur votre ordinateur. Les « sessions de cookies » sont enregistrées temporairement dans la mémoire vive et sont automatiquement à nouveau supprimées lorsque vous fermez votre navigateur. Les « cookies permanents » sont enregistrés pendant de longues périodes de temps définies sur votre disque dur ; ils sont automatiquement supprimés après l'expiration d'une période fixe.

    Les cookies sont destinés avant tout à rendre l'utilisation du site plus facile, efficace et sûre. Nous utilisons des cookies afin d'être en mesure de vous identifier en permanence pendant votre session sur HeavenHR après votre identification. À la fin de votre session, la session de cookies correspondante expire automatiquement.

    Notre site Web utilise les technologies de traçage. Nous utilisons ces technologies afin de rendre les offres du site web plus intéressantes pour vous. Cette technique permet d'afficher les annonces des sites Web de nos partenaires aux utilisateurs d'Internet qui ont déjà manifesté leur intérêt pour notre site Web. Les annonces sont affichées sur les sites de nos partenaires grâce aux cookies et à l'analyse du comportement de l'utilisateur. Cette analyse est effectuée anonymement sans qu’un profil utilisateur soit créé avec vos données personnelles. Vous pouvez refuser que les données soient recueillies par Google Analytics en cliquant sur le lien suivant. L'option de désactivation des cookies sera installée afin d'empêcher l'enregistrement futur de vos données lors d'une visite sur ce site : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.

    Nous collaborons avec des partenaires d'affaires (tels que Google) pour nous aider à rendre nos offres et nos sites Internet plus intéressants pour vous. Par conséquent, lorsque vous visitez notre site, les cookies de ces entreprises partenaires sont également enregistrés sur votre disque dur. Nos cookies sont automatiquement supprimés après le temps prescrit. De même, à travers les cookies de nos entreprises partenaires, les données sont recueillies à l'aide d'un simple ID cookie (numéro d'identification du cookie) afin de permettre à nos partenaires publicitaires d'afficher des annonces qui pourraient être intéressantes pour vous. Nous décrirons ci-dessous comment vous pouvez désactiver l'utilisation de ces cookies :

    Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu'il n'accepte pas les cookies de manière générale ou pour qu’il les accepte uniquement après que vous ayez expressément donné votre accord. Vous pouvez facilement apprendre le fonctionnement de ces options en utilisant l'aide en ligne proposée par votre navigateur. Si aucun cookie n'est accepté par votre navigateur, les fonctionnalités de HeavenHR pourraient cependant être limitées ou totalement indisponibles.

    Si vous souhaitez uniquement accepter nos propres cookies mais pas ceux de nos fournisseurs de services et de nos partenaires, vous pouvez sélectionner dans les paramètres de votre navigateur « Bloquer les cookies des fournisseurs tiers. »

    Vous pouvez lire plus d'informations détaillées sur les conditions d'utilisation et sur la protection des données sur http://www.google.com/analytics/terms/fr.htmland https://www.google.de/intl/fr/policies/. Nous rappelons que Google Analytics est représenté sur ce site par le code « gat._anonymizeIp() ; » afin de garantir le traitement anonyme des adresses IP (dites « Masquage de l'IP »).

2. Transmission ou divulgation de vos données à de tierces parties

Par défaut, nous ne transmettrons pas vos données à des tiers sans votre consentement.

Une information technique peut être divulgée, si et dans la mesure où cela est nécessaire pour le fonctionnement d'HeavenHR ou pour toute autre raison afin d'établir, d'orienter ou de gérer votre relation utilisateur avec nous. Cela peut être le cas, par exemple, si HeavenHR est hébergé par un prestataire de services externe, soit un prestataire de services externe qui exploite les serveurs pour HeavenHR.

En outre, nous sommes juridiquement obligés de divulguer des données dans des cas spécifiques sur ordre d'une autorité compétente, si et dans la mesure où cela est nécessaire à des fins de poursuites pénales, ou requises par les autorités d'application de la loi pour éviter un danger ou pour répondre aux droits juridiques des institutions constitutionnelles du gouvernement, requises par le service d'information, par le service de contre-espionnage militaire ou par l'autorité judiciaire dans le cadre de leurs fonctions afin de prévenir les risques liés au terrorisme international ou de faire respecter les droits liées à la propriété intellectuelle.

Si vous utilisez nos offres payantes, nous devons par conséquent fournir vos données de paiement à un fournisseur de services (par exemple : une banque ou société de carte de crédit) afin de faciliter la transaction correspondante.

3. Protection de vos données

Nous déploierons des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger vos données contre toute manipulation et perte ou tout accès non autorisé par des tiers. Ces mesures comprennent, par exemple, l'utilisation de pare-feu et de programmes antivirus ainsi que des précautions de sécurité manuelles. Nous vérifions et améliorerons nos mesures de sécurité de façon continue en parallèle avec les progrès technologiques.

4. Modification de la présente charte de protection des données

Nous développons HeavenHR de façon continue afin d'être en mesure de toujours vous fournir un meilleur service. Nous mettrons à jour et ajusterons cette charte de protection des données en conséquence si et dans la mesure du nécessaire.

Nous nous engageons à vous informer sur toute modification de cette charte de protection des données. Cette information sera envoyée à la fois par e-mail à l'adresse e-mail que vous nous avez fournie et par le biais d'une note automatique lors de votre première connexion sur HeavenHR après la mise à jour de cette charte de protection des données. Si nous avons besoin de votre consentement concernant le traitement de vos données, nous nous engageons à obtenir votre consentement avant que ces changements soient mis en place.

YVous pouvez retrouver la version actuelle de la charte de protection des données d'HeavenHR à tout moment sur Internet à l'adresse https://www.heavenhr.fr/datenschutz. Nous conserverons les anciennes versions de cette charte de protection des données pour vous. Vous pouvez nous les demander sur simple demande par e-mail.

5. Information, révocation de votre consentement et de votre autorisation, blocage ou suppression de vos données

Vous pouvez nous demander les informations sur les données que nous avons enregistrées sur vous en nous envoyant un e-mail. Vous pouvez par ailleurs nous demander à tout moment la rectification de données inexactes vous concernant, blocage ou la suppression de vos données.

Pour ce faire, comme nous devons vérifier votre identité, nous vous recommandons de nous contacter par voie postale à HeavenHR GmbH, 72 Bergmannstraße, 10961 Berlin. Si nécessaire, nous réclamerons une preuve de votre identité avant de traiter votre demande. Ceci afin de protéger vos données contre toute manipulation ou suppression par des tiers.

Toutefois, dans la mesure des droits et des obligations de stockage prévus par la loi, nous bloquerons les données correspondantes pour toute autre utilisation.

Vous pouvez révoquer en totalité ou en partie, avec effet à l’avenir, les consentements que vous nous avez donnés à collecter, traiter et utiliser vos données personnelles en approuvant cette charte de protection des données. Cela s'applique également à tout autre consentement ultérieur à recueillir, traiter ou utiliser vos données personnelles. La conséquence d'une telle révocation pourrait être le fait que vous ne soyez plus en mesure d'utiliser les services d'HeavenHR plus longtemps ou alors, uniquement de façon restreinte.

6. Contrôleur et personne-ressource

HeavenHR GmbH est le « contrôleur », selon les termes de la loi de protection des données, de ses propres services qu'HeavenHR GmbH effectue à votre demande. Vous pouvez obtenir des informations sur HeavenHR GmbH ou son enregistrement au registre du commerce, dans les mentions légales : https://www.heavenhr.fr/impressum

Si vous avez des questions concernant cette charte de protection des données ou concernant la collecte, le traitement ou l'utilisation de vos données, merci de nous contacter par e-mail à l'adresse protection@heavenhr.fr, ou par courrier postal à l'adresse HeavenHR GmbH, 72 Bergmannstraße, 10961 Berlin.

Mise à jour: 03/2016