Grundwissen & Aufgaben

In Deutschland ist jeder Arbeitgeber nach §108 der Gewerbeordnung (GewO) verpflichtet seinen Beschäftigten eine nachvollziehbare Aufstellung über die Zusammensetzung ihres Arbeitsentgeltes zu erteilen.

Was muss ich bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland berücksichtigen?

Lohn oder Gehalt?

Lohn berechnet sich anhand der gearbeiteten Stunden und kann daher von Monat zu Monat variieren. Gehalt wird als fester Betrag monatlich ausbezahlt, unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit. Als Arbeitgeber müssen Sie in jeder Abrechnung klar aufzeigen, ob es sich um Lohn oder Gehalt handelt.

Sind die Mitarbeiterdaten aktuell?

Vertrag, persönliche Daten, Adresse, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse, Kinderfreibetrag und die aktuellen Daten der Krankenkasse müssen jeden Monat auf Änderungen überprüft werden.

Krankmeldung?

Im Falle einer Krankmeldung haben Sie laut Umlage 1 eventuell Anspruch auf anteilige finanzielle Unterstützung der Krankenkasse und bekommen so bares Geld zurück.

Was ist eine Beitragsbemessungsgrenze?

Bei einer Beitragsbemessungsgrenze handelt es sich um den maximalen Betrag, der bei Sozialversicherungsbeiträgen erhoben wird. Der Teil des Einkommens, der über diesen Grenzbetrag hinausgeht, ist beitragsfrei.

Und was ist der Zusatzbeitrag?

Der Zusatzbeitrag, den die gesetzlichen Krankenkassen verlangen, gibt es seit 2015. Mit den zusätzlichen Mitteln, sollen finanzielle Engpässe der Kassen ausgeglichen werden. Die Höhe des Betrages bestimmen dabei die Krankenkassen selbst. Je besser eine Kasse aufgestellt ist, umso geringer fällt auch der Zusatzbeitrag aus. Eingeführt wurde der Beitrag, um den Wettbewerb der einzelnen Kassen anzukurbeln. Aktuell liegt der durchschnittliche Zusatzbeitrag bei 1,0 Prozent. Die Kosten trägt der Arbeitnehmer dabei komplett selbst. Ab 2019 soll der Zusatzbeitrag wieder je zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer finanziert werden.

Wie wird die Lohnabrechnung erstellt?

Die Lohnabrechnung lässt sich grundsätzlich in 3 Phasen unterteilen: Die Vorbereitung abrechnungsrelevanter Daten, die Erstellung der Lohnabrechnungsdokumente und die abschließende Zustellung der Entgeltabrechnungen.

1. Vorbereitung der Lohnabrechnung

Alle abrechnungsrelevanten Daten sollten dem Lohnabrechner zeitnah vorliegen. Grundsätzlich wird bei abrechnungsrelevanten Daten zwischen Stamm- und Bewegungsdaten unterschieden. Zu den Stammdaten gehören beispielsweise die Bankverbindung des Mitarbeiters oder die Steuerklasse. Unter Bewegungsdaten versteht man unter anderem Überstunden, Bonuszahlungen, Feiertagszuschläge oder Krankmeldungen. Außerdem müssen neue Mitarbeiter bei der Krankenkasse sowie dem Finanzamt gemeldet werden. Um dem Lohnabrechner stets korrekte Daten übermitteln zu können, sollten Mitarbeiterakten regelmäßig auf Änderungen überprüft werden. Hat einer Ihrer Angestellten beispielsweise geheiratet, so wirkt sich dies auch auf seine Steuerklasse aus.

2. Lohn & Gehaltsabrechnung

Ihr persönlicher HeavenHR-Lohnbuchhalter erstellt nun die Lohnabrechnung. Das Verhältnis von Brutto- und Nettolohn variiert hier je nach Steuerklasse, Kinderfreibetrag und allen im Vertrag festgehaltenen Daten. Der Lohnbuchhalter achtet hierbei auch darauf, ob der Mitarbeiter beispielsweise anteilig in die betriebliche Altersvorsorge einzahlt oder gerade in Elternzeit ist. Nach abgeschlossener Lohnabrechnung, erhalten Sie die aufgeschlüsselten Beträge, die an Ihre Mitarbeiter, die Krankenkassen sowie an das Finanzamt überwiesen werden müssen.

3. Entgeltabrechnungsbelege

Sobald die Lohnabrechnung vorliegt, sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern die aufgeschlüsselten Beträge aufzuzeigen und ihnen einen Entgeltabrechnungsbeleg auszuhändigen. Diese sogenannten Lohnzettel können digital, über den Postweg oder händisch zugestellt werden. Für Verwirrung sorgen hierbei oft die Abkürzungen, die auf der Lohn-, Gehalt- und Entgeltabrechnung zu finden sind.

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Was bedeuten die Abkürzungen auf der Lohnabrechnung?

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